Zeitplanung von Einrichtungsprojekten: Wie Du als Innenarchitekt:in Stress reduzierst und den Überblick behältst
Hand hoch, wenn Du das kennst: Einrichtungsprojekte können stressig sein. Zwischen Deadlines, nervösen Kunden und nicht eingehaltenen Lieferterminen kann es manchmal schwierig sein, den Überblick zu behalten.
Doch mit der richtigen Zeitplanung und Vorbereitung kannst Du Zeitfresser eliminieren und auch in stressigen Phasen souverän alles im Blick haben. Wir zeigen Dir, wie Dich nuucon dabei unterstützen kann und geben Dir praxisnahe Tipps von einer Business-Mentorin für Selbstständige, die sich mehr Struktur wünschen.
Inhaltsverzeichnis
- Die Flut an Aufgaben
- Budgetbeschränkungen
- Hohe Erwartungen der Kund:innen und Zeitdruck
- Unvorhergesehene Probleme und Verzögerungen
- Sorgfältige Kundenkommunikation
- Realistische Budgets und Zeitpläne erstellen
- Gute Abläufe im Team und persönliche Bedürfnisse festhalten
- Aufgaben abgeben
- Aus bisherigen Projekten lernen
Realistische Zeitplanung: So nimmst Du den Stress aus Deinem Einrichtungsprojekt
1. Die Flut an Aufgaben
Innenarchitekt:innen sind wahre Meister des Multitaskings. Denn um ein Einrichtungsprojekt vom Beginn bis zum Ende zu begleiten, gehört mehr dazu als ein gutes ästhetisches und gestalterisches Empfinden.
Innenarchitekt:innen sind Profis darin, Materialien und Möbel auszuwählen und zu beschaffen. Sie kennen sich aus mit Bauvorschriften und Energieeffizienz, haben stets das Budget im Blick und wissen um die sozialen Anforderungen an das Projekt.
Vielseitigkeit als Fluch und Segen
Diese Vielzahl an Aufgaben macht den Beruf so schön und spannend, führt aber auch dazu, dass sich viele Aufgaben überschneiden und manchmal gegenseitig im Weg stehen. Das kostet Zeit und kann ein Einrichtungsprojekt verkomplizieren und in die Länge ziehen - das wiederum führt zu Stress bei allen Beteiligten.
2. Budgetbeschränkungen
Bei aller künstlerischen Freiheit sind Innenarchitekt:innen auch oft die Hände gebunden. Nämlich dann, wenn es ums Geld geht. Interior-Profis müssen die budgetären Vorgaben ihrer Kund:innen stets im Hinterkopf haben und oft kreativ sein, um dennoch den Anforderungen an das Projekt gerecht zu werden.
Auch das kostet Zeit und kann die Zeitplanung des Projekts torpedieren.
3. Hohe Erwartungen der Kund:innen und Zeitdruck
Budgetbeschränkungen und hohe Erwartungen der Kund:innen schließen sich nicht aus, sondern sind oft die Regel.
Denn die Auftraggeber:innen haben häufig sehr konkrete Vorstellungen darüber, wie das Projekt verlaufen und das Endergebnis aussehen soll. Nicht immer decken sich diese Erwartungen mit den finanziellen Mitteln.
Auf Kante genäht
Auch der Zeitplan, den der Kunde vorgibt, ist häufig recht eng und kann bereits durch die Lieferverzögerung eines Herstellers ins Wanken geraten. Dies führt dazu, dass viel Rücksprache mit allen Projektbeteiligten notwendig ist. Das kostet viel Zeit, die dann wiederum für andere Aspekte des Projekts fehlt.
4. Unvorhergesehene Probleme und Verzögerungen
Der Plan kann noch so gut sein, es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren: Verspätungen bei Lieferungen, Gewerke, die nicht parallel arbeiten können, obwohl das so geplant war, Personalmangel bei Handwerkern usw.
Das kann zu Chaos führen und das gesamte Vorhaben gefährden. Das ist stressig und hat nicht nur Auswirkungen auf das Projekt, sondern auch auf die persönliche Gesundheit.
Die Konsequenzen von stressigen Einrichtungsprojekten
Wir brauchen Dir wahrscheinlich nicht zu erzählen, dass Stress nicht gesund ist. Schlafstörungen, Verspannungen, schlechte und unregelmäßige Ernährung und Konzentrationsschwäche sind nur ein paar der Folgen von Arbeiten unter Druck.
Davon hat keiner was. Du und Deine Gesundheit nicht, aber auch das Projekt und Deine Kund:innen nicht.
Deswegen ist es unserer Meinung nach auch und besonders in stressigen Zeiten wichtig, gut auf sich zu achten. Im nächsten Teil wollen wir Dir ein paar Ideen an die Hand geben, wie Du Dein Projekt so planst, dass erst gar kein großer Stress entsteht.
Realistische Zeitplanung: So nimmst Du den Stress aus Deinem Einrichtungsprojekt
1. Sorgfältige Kundenkommunikation
Dein Projekt steht und fällt mit der Kommunikation zwischen den beteiligten Personen. Dazu gehören natürlich auch die Kund:innen.
Susanne Schaffer, Business-Mentorin für Selbstständige, die sich mehr Struktur wünschen, empfiehlt deswegen, sich bereits vor Projektstart die wichtigsten Fragen und Anforderungen in der Zusammenarbeit zu überlegen und in einer Checkliste festzuhalten.
Die kann zum Beispiel folgende Punkte beinhalten:
- Welche Informationen muss der Kunde im Voraus bereitstellen und wie werden diese übermittelt?
- Wer ist mein direkter Ansprechpartner und welche Art der Kommunikation wünscht sich die Person?
- Was ist der Startpunkt? Was muss bis dahin bereits geplant und besprochen sein?
- Was passiert am Ende des Projekts: Wie übergebe ich es am besten?
Diese Checkliste sollte beiden Seiten vorliegen und kann Schritt für Schritt während des Projekts abgearbeitet werden. Dadurch muss man sich währenddessen nicht mehr grundsätzliche Gedanken machen und der Kopf ist freier für andere Arbeitsschritte.
Wenn Du die kostenlose Plattform von nuucon zur Projektplanung nutzt, kannst Du übrigens entscheiden, ob Du Deinem Kunden Zugang gewährst. Dann hat er oder sie jederzeit Einsicht über die bestellten Produkte.
2. Realistische Budgets und Zeitpläne erstellen
Susanne empfiehlt bei jedem Schritt, der in Dein Projekt hineinfließt: Plane mit Puffer. Dafür ist es sinnvoll, dass Du Dir einmal bis ins kleinste Detail aufschreibst, welche Steps der Auftrag beinhaltet. Diese können dann wiederum bestimmten Zeiträumen zugeordnet werden, die bestenfalls großzügig bemessen sind.
Diese Vorabplanung hilft dabei einzuschätzen, ob die Wünsche des Kunden realistisch sind und hier kannst Du sonst bereits vor Projektstart intervenieren.
Ähnliches gilt für die Budgetplanung: Hab stets die finanziellen Möglichkeiten im Blick.
nuucon als Sparringspartner bei der Budgetplanung
Dabei unterstützt Dich nuucon: Wenn Du Dein Projekt auf der Plattform anlegst, kannst Du dort auch direkt Dein vorhandenes Budget hinterlegen. Wir helfen Dir daraufhin bei der Suche nach passenden Produkten und schlagen Dir auch Alternativen vor, sollten die gewählten Möbel das Budget sprengen.
Die Plattform behält für Dich den Überblick, indem Du Dir jederzeit den voraussichtlichen Projektpreis anzeigen lassen kannst.
3. Gute Abläufe im Team und persönliche Bedürfnisse festhalten
Um den Stress während des Projekts rauszunehmen, ist es wichtig, dass Du Dir bereits vorab ein paar Gedanken machst: “Wichtig ist es, sich selbst Rahmenbedingungen zu überlegen, die einem gut tun", sagt Susanne Schaffer. Sie empfiehlt folgende Fragen zu reflektieren:
- Wie lange kann ich überhaupt am Stück konzentriert arbeiten?
- Wo brauche ich Unterstützung?
- Wann und wie oft brauche ich Pause?
- Wie oft muss ich essen, um genug Energie zu haben?
Schätze Deine Belastbarkeit realistisch ein
Vielleicht kommen Dir diese Fragen gerade banal vor, sie sind aber wichtig, damit Du nicht vergisst, gut für Dich zu sorgen. Denn nur dann kannst Du auch 100 Prozent für das Projekt geben.
Ein anderer wichtiger Punkt in dem Zusammenhang ist, dass die Arbeit im Team reibungslos funktioniert. Dass alle gut gebrieft sind und den Wissensstand haben, den sie brauchen, um effektiv arbeiten zu können.
Auch hierbei kann Euch nuucon unterstützen. Denn durch unsere digitale Plattform ist das gesamte Team jederzeit in der Lage, von überall am Projekt zusammenzuarbeiten und ist somit immer auf dem aktuellen Stand.
4. Aufgaben abgeben
Wie gesagt, sind Einrichtungsprojekte so herausfordernd (und gleichzeitig auch deswegen so schön), weil die Aufgaben so vielfältig sind.
Um den Überblick zu behalten und nicht in die Stressfalle zu tappen, ist es deswegen so wichtig, dass Du delegierst und Aufgaben abgibst.
Nutze nuucon, um zeitintensive Prozesse auszulagern
Wenn Du Dich für nuucon entscheidest, übernehmen wir einiges von dem, was Dich normalerweise viel Zeit kostet: Zum Beispiel liegt der komplette Abwicklungsprozess bei uns.
Das bedeutet, dass wir mit allen Lieferanten in Kontakt sind und den kompletten Prozess überwachen. Dazu gehört auch, dass wir besprechen, wie bestimmte Produkte konfiguriert sein sollen und ob die Lieferfristen mit Deinem Projekt kompatibel sind. Falls nein, dann können wir uns auch für Dich um eine Zwischenlagerung kümmern.
Und: Sollte etwas nicht passen und muss reklamiert werden, übernehmen wir das ebenfalls für Dich.
5. Aus bisherigen Projekten lernen
Jedes Einrichtungsprojekt ist einzigartig, aber die Abläufe ähneln sich oft. Struktur-Expertin Susanne Schaffer rät dazu, abgeschlossene Projekte klug zu analysieren, um wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft zu gewinnen.
Dafür kannst Du die Checkliste, die Du für den Kundenprozess erstellt hast, auswerten und Dir dazu folgende Fragen stellen:
- Waren alle Schritte abgebildet?
- Welche zusätzlichen To-Do’s kamen noch hinzu?
Aus den Antworten daraus kannst Du die Liste dann für das nächste Projekt optimieren.
Werte den Soll - und den Ist-Zustand aus
Darüber hinaus solltest Du auch Deine generelle Planung analysieren.
Susannes Tipp: Erstelle Dir eine Tabelle mit zwei Spalten. In die erste Spalte kommen die geplanten Metriken rein: Geplante Projektdauer, geplantes Budget, geplanter Personaleinsatz usw.
In die zweite Spalte werden nach dem Projekt die realen Zahlen eingetragen. Das kann Dir dabei helfen, beim nächsten Projekt noch realistischer zu planen und dadurch noch weniger in Stress zu kommen.
Außerdem solltest Du Dir auch anschauen, wie gut Deine persönlichen Bedürfnisse gedeckt waren während des Projekts. Stell Dir dazu zum Beispiel diese Fragen:
- Wie ging es mir mit dem Projekt?
- Wieviele Pausen habe ich gemacht und wieviele Wochenstunden gearbeitet?
- Was darf ich beim nächsten Mal optimieren?
Übrigens: Wenn Du nuucon zur Unterstützung nutzt, dann helfen wir Dir gerne bei einer noch realistischeren Planung, da wir auf einen großen Erfahrungsschatz aus diversen Projekten zurückgreifen können. Sprich uns einfach an!
Fazit
Einrichtungsprojekte können stressig sein, aber mit der richtigen Zeitplanung und Vorbereitung kannst Du als Innenarchitekt:in den Überblick behalten und Stress reduzieren.
Ganz wichtig: Achte auf Deine persönlichen Bedürfnisse. Dabei hilft es zum Beispiel, Aufgaben zu delegieren und Erkenntnisse aus früheren Projekten zu sammeln.
Dabei und bei anderen Prozessen innerhalb Deines Projekts kann Dich nuucon unterstützen. Du hast Lust, die Plattform mal unverbindlich auszuprobieren? Dann registriere Dich hier unverbindlich und kostenlos.
